如何提高工作效率,提高工作效率方法的10大原则

提高工作效率可以帮助我们节约时间,让我们更好的工作,有更好的职场发展。哪如何提高工作效率呢?下面高效率导航网就和大家分享提高工作效率方法的10大原则。

如何提高工作效率,提高工作效率方法的10大原则

1. 不是越多越好

你在工作中需要掌握使用多少个系统、工具来协作完成任务?优秀合适的工具确实可以帮助我们极大的提高工作效率,但是如果太多,这样就需要花费较多精力学习和掌握这些工具。我们需要考虑一下为了学会每种工具需要多少花费时间,再考虑一下使用这么多工具来完成每一项任务所花费的时间,以免造成潜在的精力消耗远远超过带来的收益。

2. 减少任务之间的切换

任务切换可以说是工作过程中最浪费时间的事情之一。任务切换会严重分散我们的注意力,让我们无法长时间地集中精力处理一件任务。当我们从一个未完成的任务切换到另一个未完成的任务时会浪费一段任务切换时间成本。

研究发现,人们平均每天在不同的任务和工具之间的切换成本是一小时(一年切换成本就是32个工作日)。虽然最小化浏览器窗口,打开程序系统,然后再切换回浏览器窗口似乎只需要很短的时间,但是计算下注意力切换所需要的额外时间,你就知道潜在的损失了。在任务转换过程中真正损失的时间和单纯的页面转换关系不大,因为关键在于你的大脑得花多久重新识别新的目标来集中注意力。

与其在浏览器窗口或工具之间切换,不如一次专注于一项任务。如果你需要在某项任务中休息一下,比起重新开始另一项任务来,我建议你不如花点时间喝口水,站起在办公室走动走动,或者把笔记本电脑关掉,暂时不去想那些任务。

3. 减少外部干扰

当我们在集中注意力工作的时候,尽量减少一些可以避免的外部干扰,比如手机、邮箱等。等完成工作以后再去查看,不要在工作的时候,不停的去看手机,查收邮件等。

4. 明确为什么做

在工作中,我们不仅知道需要做什么,而且还有知道为什么要做,这样我们会变得更有动力。很多人缺乏工作效率的一个重要原因,就是只知道做什么,但是不清楚为什么这么做,最终导致结果并不是所期望的。

5. 明确任务的先后顺序

事情分轻重缓急,紧急重要的就是需要我们早点开始去做,不紧急不重要的我们可以放在最后才做。根据事情的紧急重要程度为手头的任务确定先后顺序,明确知道自己应该先做什么后做什么,不要拖延。

6. 让大家和你合作,而不是跟你作对

在大多数工作,合作是必不可少的程序。当我们能创造一个让同事或管理团队帮助我们提高效率而不是互相竞争来完成工作的环境、并辅之以卓有成效的沟通时,你会发现整个团队的效率会有质的飞跃。

7. 准备好备用方案

工作中很多事情可能无法完全按照计划进行,为了在最后期限前完成任务或者保持工作效率,我们应该准备好当我们第一个计划方案失败时,接下来应该怎么做。如果我们没有想好备用方案,就可能会花很多时间不知所措,绞尽脑汁地想弄明白到底哪里出了问题。然后,才会制定一个新的解决方案或想出一个新的行动计划。所以,最好在一开始就做好最坏的打算,就当是确保事情出错时知道该怎么做,或者就当是万一你需要改变计划也可以立即采取行动。

8. 知道该如何衡量效率高低

与大多数其他业务领域一样,我们需要对效率的高低进行衡量。如果我们不知道该如何衡量效率,或者至少不知道高效的指标是什么,那么要想知道自己的效率是高是低就不太容易了。

效率的衡量在公司、行业和个人之间差异很大,因为在每个人看来效率并不相同。但是,重要的是要有一个可以衡量的标准,起码我们要有一套自己的期望或者评判方法。

它可以是每天减少盯着手机屏幕的时间,在给定时间段内处理尽可能多的任务,或者记下完成单个任务所耗费的时间,然后对不同任务的完成时间进行比较。对于某些组织来说,效率可能就直接等于一定的金钱数量,所以如果可能的话,你也可以尝试计算自己因为效率提升而节省(或挣得)的金钱数量。

9. 少一点盲目乐观

我们都知道那些时间乐观主义者,比如说,总是迟到的人只是因为他们对一项活动需要多长时间没有直观的认知和估计。提高效率还可以是放弃那些我们可能无法实现的承诺,以及对我们的能力、我们的效率以及我们何时能够完成目标有一种更加现实和清醒的认识。

有时候,当我们对完成一项任务所需要的时间过于乐观时(这意味着你估计的时间有点少),我们会因为完成任务的压力而失去效率。或者,我们担心的是任务是否能够完成而不是工作的实际质量。所以,为了提高效率,不妨更现实地考虑你需要完成哪些活动以及完成这些活动所需要的时间。然后,如果在更短的时间内完成了任务,就可以把这件事情从手头的任务清单中删除了。

10. 勤于动手做笔记

你有没有感觉自己哪次会议的经历非常棒而且感觉富有成效?在会议上你非常专注,好像阐释了很多好主意或者制定了不少的行动计划?但后来你以为自己可以把每个细节都记在脑子里,结果第二天醒来,你发现自己忘了所有说过的事情。

把这些事情重新回忆起来不仅对你来说是浪费时间,对其他人来说也是浪费时间,因为他们需要放下手头的工作提醒你你做了什么、说了什么。为了在一次富有成效的会议后马上开始工作,你需要懂得做笔记,并确保当你稍后看这些笔记时,你知道它们的意思以及你需要做什么来完成这些工作。

当你有了想法时立刻简单地写下来。没有什么比早上在家里喝咖啡,想出一个好主意,然后在午餐时间坐下来花30分钟绞尽脑汁来想起它是什么更令人沮丧的了。只需要花费几分钟的时间记两笔,就可以为你节省大量的工作时间,何乐而不为呢?

高效往往可以归结为减少分心的次数,同时区分好事情的轻重缓急和找到目标。当你有意识地做出决定来提高你的工作效率时,你就会考虑使用何种生产力工具,强调更有效的协作,在以结果为导向的同时还准备好了备用方案。

以上就是高效率导航和大家分享的如何提高工作效率,提高工作效率方法的10大原则,希望对大家有所帮助。

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